تور نمایشگاهی
• تعریف تور نمایشگاهی
تور تجاری یا سفر تجاری، سفری است که شامل انجام فعالیت‌های تجاری در خارج از محیط معمول فرد می‌شود. سازمان جهانی گردشگری سازمان ملل، گردشگران را افرادی تعریف می‌کند که برای اوقات فراغت، کسب‌وکار و اهداف دیگر به مکان‌هایی خارج از محیط معمول خود سفر و در آن اقامت می‌کنند و تجارت را به بخش مهمی از سفر خود تبدیل می‌کنند. فعالیت‌های گردشگری تجاری شامل شرکت در جلسات، کنگره‌ها و نمایشگاه‌ها می‌شود. تور نمایشگاهی نوع خاصی از تورهای مسافرتی است که هدف اصلی آن بازدید از یک نمایشگاه بین‌المللی در خارج از کشور است. در حالی که عوامل تشکیل‌دهنده این تورها از نظر نام با سایر تورها مشابه هستند، ماهیت آن‌ها کاملاً متفاوت است. تور نمایشگاهی سفری است که با هدف بازدید از یک نمایشگاه خاص انجام می‌شود و علاوه بر فعالیت‌های تجاری، به لذت بردن بازدیدکننده از شهر یا کشور میزبان نیز توجه می‌شود. برگزاری تور نمایشگاهی نیازمند تخصص‌های ویژه‌ای است.
• اهمیت و مزایا
شرکت در تورهای نمایشگاهی فواید متعددی دارد و می‌تواند برای هر شرکتی مفید باشد. اگرچه امروزه برخی معتقدند با وجود اینترنت نیازی به بازدید حضوری نیست، اما دلایلی وجود دارد که تنها با شرکت در تور نمایشگاهی می‌توان به آن‌ها دست یافت. تور تجاری کمک‌های اقتصادی قابل توجهی به اقتصاد محلی و جهانی می‌کند. همچنین، توسعه زیرساخت‌های پیشرفته و سیستم‌های حمل‌ونقل را ارتقا می‌دهد و از گردشگری تفریحی نیز پشتیبانی می‌کند، زیرا مسافران تجاری تمایل دارند این دو فعالیت را با هم ترکیب کنند
. مزایای اصلی شرکت در تور نمایشگاهی شامل موارد زیر است:
o شبکه‌سازی و ایجاد ارتباطات تجاری: با توجه به بازار رقابتی امروزی، نیاز به شبکه‌سازی بیش از پیش احساس می‌شود. نمایشگاه فرصت خوبی برای ارتباط با جامعه صنعتی محلی و جهانی فراهم می‌کند و امکان ملاقات و استفاده از افراد متقاضی را می‌دهد. این نمایشگاه‌ها بستری مناسب برای تبادل نظر، ارائه ایده‌های نو و ایجاد همکاری‌های تجاری پایدار هستند. فرصت دیدار مستقیم با تولیدکنندگان، تأمین‌کنندگان و شرکای تجاری بالقوه فراهم می‌شود. این ارتباطات منجر به بهبود فرایندهای تجاری و ایجاد بسترهای همکاری در سطح جهانی می‌شود. ایجاد شبکه‌های منسجم تجاری به کسب‌وکارها امکان می‌دهد با استفاده از تجربیات همکاران موفق، به بهبود استراتژی‌های بازاریابی و افزایش سهم بازار بپردازند. در نمایشگاه‌ها فرصت برقراری ارتباط نزدیک با مخاطبان و مشتریان بالقوه و پاسخگویی به سوالات آن‌ها فراهم می‌شود.
o یادگیری و کسب تجربه: نمایشگاه‌ها مکان خوبی برای کسب اطلاعات در مورد آخرین نوآوری‌های روز دنیا هستند. معمولاً سخنرانی‌ها و رویدادهای متنوعی نیز برگزار می‌شود که می‌توان با شرکت در آن‌ها به کسب تجربه و آموزش پرداخت و از انتقال تجربه کسب‌وکارهای بزرگ بهره‌مند شد. نمایشگاه‌ها به عنوان محلی برای نمایش آخرین دستاوردهای صنعتی و فناوری‌های پیشرفته، دیدگاه‌های جدیدی در حوزه نوآوری ارائه می‌دهند. این فرصت استثنایی برای آشنایی با نوآوری‌های روز صنعت، مشاهده محصولات نوین و کسب دانش عمیق درباره استانداردها، تکنولوژی‌های پیشرفته و روندهای نوظهور در صنایع مختلف است. دسترسی به نمونه‌های برتر و آشنایی با فناوری‌های روز، زمینه را برای نوآوری و افزایش توان رقابتی فراهم می‌آورد.
o تعامل فیزیکی: با شرکت در نمایشگاه می‌توان دستاوردها و محصولات را از نزدیک دید و لمس کرد و با شیوه کار آن از نزدیک آشنا شد. این تعامل فیزیکی چیزی است که در اینترنت و فضای مجازی قابل دستیابی نیست. مشتریان فرصت تجربه محصولات بدون حضور واسطه‌ها را دارند.
o دسترسی مستقیم به تأمین‌کنندگان: تحقیقات نشان می‌دهد که یک سوم بازدیدکنندگان به دنبال تأمین‌کنندگان جدید هستند. بنابراین فرصت خوبی است تا با تأمین‌کنندگان به طور مستقیم ارتباط برقرار کرد. این امر می‌تواند به کاهش واسطه‌ها و افزایش بهره‌وری منجر شود.
o شناخت جایگاه واقعی کسب‌وکار: هنگام شرکت در نمایشگاه‌های محلی یا جهانی، بهتر از هر موقعیت دیگری می‌توان جایگاه کسب‌وکار را در قیاس با شرکت‌ها و کسب‌وکارهای دیگر سنجید و در جهت رشد آن قدم برداشت. نمایشگاه‌ها فرصتی برای ارزیابی رقبا و بررسی پتانسیل‌های بازار فراهم می‌کنند.
o فرصت‌های فروش و رشد کسب‌وکار: نمایشگاه‌ها فرصت‌های جدیدی برای فروش و توسعه فروش محصولات فراهم می‌کنند. امکان معرفی محصولات جدید و خدمات جدید وجود دارد.
o برندسازی، بازاریابی و تبلیغات: نمایشگاه‌ها بستری برای معرفی محصولات و خدمات جدید، و بررسی روندهای نوین بازاریابی و تبلیغات هستند. می‌توان از مزایای پوشش رسانه‌ای کم‌هزینه و افزایش آگاهی عمومی نسبت به نام تجاری بهره‌مند شد.
o فرصت‌های سرمایه‌گذاری: تورهای نمایشگاهی فرصت‌های سرمایه‌گذاری جدید و منحصربه‌فردی را ارائه می‌دهند. شرکت در این تورها امکان معرفی فناوری‌های نوین، دسترسی به پروژه‌های جدید و تحلیل روندهای اقتصادی را برای سرمایه‌گذاران فراهم می‌کند.
o کاهش هزینه‌ها: دیدار مستقیم با تولیدکنندگان، تأمین‌کنندگان و شرکای تجاری بالقوه می‌تواند به کاهش هزینه‌های ارتباطی منجر شود. برقراری ارتباط نزدیک با مخاطبان و مشتریان بالقوه هزینه بسیار کمتری برای تولیدکنندگان دارد. هزینه بازاریابی نیز به میزان زیادی کاسته می‌شود.
o افزایش بازگشت سرمایه (ROI): نمایشگاه‌ها فرصت‌هایی برای ارتباط مستقیم با مخاطبان هدف جهت فروش و توسعه فروش محصولات فراهم می‌کنند، به طوری که حداقل زمان، هزینه و منابع مصرف گردد.
بازدید از نمایشگاه، خواه کوچک یا بزرگ، می‌تواند فوایدی برای کسب‌وکار داشته باشد که شاید تا به امروز بدون جایگزین باقی مانده است. سرمایه‌گذاری در شرکت در تور نمایشگاهی می‌تواند به عنوان یک گام اساسی در جهت توسعه و رشد کسب‌وکارهای بین‌المللی تلقی شود.
• انواع تورهای تجاری (شامل تور نمایشگاهی) تور تجاری انواع مختلفی دارد:
o شرکت در نمایشگاه: مسافران تجاری ممکن است به منظور شرکت در نمایشگاه سفر کنند. نمایشگاه‌ها فرصت‌هایی را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کنند تا با جامعه بین‌الملل ارتباط برقرار کنند.
o شرکت در جلسات: در بسیاری از سفرهای کاری، مسافر تور تجاری در طول سفر خود جلساتی برای شرکت خواهد داشت. جلسات ممکن است قرار ملاقات با مشتریان، جلسه با هیئت مدیره یا کارکنان باشد.
o دعوت شرکت‌های تجاری: مهمان‌نوازی شرکتی شکلی از سفر کاری است و زمانی انجام می‌شود که یک شرکت از مهمانان خود برای شرکت در یک رویداد یا فعالیت سازمان‌یافته بدون هزینه اضافی دعوت می‌کند. این ابزار ارزشمندی برای تقویت روابط داخلی و خارجی یا برندسازی استفاده می‌شود.
o شرکت در همایش: کنفرانس یا همایش یک جلسه رسمی با افرادی است که علاقه مشترک در یک صنعت مشترک دارند و ممکن است یک یا چند روز طول بکشد.
• زمینه‌های برگزاری نمایشگاه‌ها
نمایشگاه‌ها فقط در حوزه علوم فنی برگزار نمی‌شوند، بلکه از تجهیزات پزشکی گرفته تا صنایع غذایی و نساجی و غیره را شامل می‌شوند. در چین، تورهای نمایشگاهی شامل حوزه‌های مختلفی مانند الکترونیک، مد و طراحی، صنایع غذایی، و ماشین‌آلات صنعتی می‌شوند. بر اساس نوع محصولات و خدمات، نمایشگاه‌ها به دو گروه کلی تخصصی و عمومی تقسیم می‌شوند. نمایشگاه تخصصی مخصوص یک گروه خاص از محصولات و خدمات برگزار می‌شود، مثلاً نمایشگاه کتاب تهران. در نمایشگاه عمومی، محدودیتی در دسته‌بندی محصولات نیست و معمولاً دو یا چند دسته کالا می‌توانند حضور داشته باشند.
• کشورهای میزبان نمایشگاه‌ها
در بسیاری از کشورهای قاره اروپا و آسیا نمایشگاه‌های متعددی برگزار می‌شود. نزدیکی ایران به بسیاری از کشورهای اروپایی سبب تمایل بیشتر شرکت‌های ایرانی برای شرکت در تور نمایشگاهی شده است. نمایشگاه‌های اروپای غربی از جمله آلمان، انگلستان، فرانسه، ایتالیا و اسپانیا مقصد اصلی ایرانیان برای یافتن ایده‌ها و فناوری‌های جدید هستند. متقاضیان شرکت در نمایشگاه‌های کشورهای چین، دبی، و ترکیه هم کم نیستند. تورهای نمایشگاهی اروپایی اغلب در حوزه شنگن برگزار می‌شوند. برخی از شهرهای میزبان نمایشگاه‌ها که در منابع ذکر شده‌اند شامل اوزاکا در ژاپن، دبی، استانبول، شنژن در چین، فرانکفورت در آلمان، میلان و رم در ایتالیا، پاریس در فرانسه، لندن در بریتانیا، مسکو در روسیه، گوانجو و ارومچی در چین هستند.
• شرکت کنندگان
صنعت نمایشگاه دو گروه از مردم را جذب می‌کند: کسانی که کالایی برای فروش دارند (غرفه‌داران) و کسانی که به دنبال اطلاعات هستند (بازدیدکنندگان). شرکت‌کنندگان در تور نمایشگاهی شامل تجار، صادرکنندگان، واردکنندگان، و سرمایه‌گذاران هستند. همچنین صاحبان مشاغل، کارشناسان و متخصصان نیز در این تورها شرکت می‌کنند. در نمایشگاه‌ها، شرکت‌کنندگان با مشتریان بالقوه و سایر شرکت‌کنندگان (که می‌توانند رقبا یا شرکای آینده باشند) به مبادله و جمع‌آوری اطلاعات می‌پردازند. بازدیدکنندگان معمولاً شامل مدیران بازرگانی هستند که مسئول تصمیم‌گیری در مورد خریدها می‌باشند. شرکت‌کنندگان در نمایشگاه از طیف‌های مختلفی مانند صنعتی، کارآفرینان، مهندسین، وکلا، و پزشکان هستند.
• برنامه‌ریزی و آمادگی
برای شرکت در تور برای بهره‌برداری بهینه از فرصت‌های موجود در تورهای نمایشگاهی، تدوین استراتژی‌های دقیق و منسجم ضروری است. شرکت تنها با برنامه‌ریزی صحیح و شناخت عمیق از روندهای بازار، می‌تواند منجر به موفقیت شود. قبل از شرکت در نمایشگاه، باید اطلاعات مختصری در خصوص آن به دست آورید تا ارزش آن را بسنجید. این شامل بررسی تعداد کشورهای شرکت‌کننده (بازدیدکننده و غرفه‌دار)، سابقه برگزاری، تعداد بازدیدکنندگان در سال‌های گذشته، تعداد غرفه‌ها، و مساحت نمایشگاه است. مراحل برنامه‌ریزی و آمادگی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
o آمادگی کلی (قبل از نمایشگاه):
بررسی اهداف شرکت در نمایشگاه (مانند پیدا کردن نمایندگی، معرفی محصولات جدید، مقایسه رقبا، توسعه بازار، آزمایش محصول، افزایش آگاهی از برند، اجرای استراتژی جدید، حفظ تماس‌های تجاری، ایجاد انگیزه در پرسنل، خدمات مشتریان)، تجزیه و تحلیل بازار هدف، بررسی دیدگاه‌های بازدیدکنندگان و شرکت‌کنندگان، انتخاب نمایشگاه مناسب، تحقیق در مورد اطلاعات بازدیدکنندگان فعلی و نمایشگاه‌های قبلی.
o مطالعه: وب‌سایت نمایشگاه، بروشورها و اطلاعیه‌های عمومی، و تجربه افراد شرکت‌کننده در سال‌های قبل می‌توانند مفید باشند. همچنین مطالعه کتاب راهنمای نمایشگاه و شرکت‌کنندگان ضروری است.
o هدف‌گذاری: پیش از شرکت، هدف خود را مشخص کنید تا در میان انبوهی از غرفه‌ها وقتتان تلف نشود.
o آمادگی فکری (قبل از نمایشگاه):
تهیه برنامه زمان‌بندی فعالیت‌های قبل از نمایشگاه، بررسی و جستجوی دستیار، بررسی محدودیت‌ها در اقلام نمایشگاه، اقدام جهت دریافت ویزا، تهیه نمودار هزینه‌های محصول.
o ارسال دعوتنامه مستقیم: این اولین اقدام مهم قبل از شرکت است و باید به موقع ارسال شود.
o ملاقات با مشتریان بالقوه: جمع‌آوری اطلاعات از طریق شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی در کشور مقصد مفید خواهد بود.
o برگزاری ضیافت: می‌توان در مکان‌هایی نزدیک به سالن نمایشگاه ضیافت برگزار کرد، دعوتنامه با تقاضای پاسخگویی تهیه کرد، از فعالیت‌های متنوع و محصولات خود استفاده کرد و از مترجم محلی بهره برد.
o توجه به محدودیت‌های وارداتی: قبل از تصمیم‌گیری، امکان ورود قانونی محصولات به کشور مورد نظر باید بررسی شود.
o تهیه اقلام نمایشگاهی: شامل اقلام مورد نمایش، اطلاعات شرکت، کاتالوگ/بروشور، نمونه کالا (باید قابل حمل، کوچک و تمیز باشند) و کارت ویزیت (مناسب به زبان انگلیسی و محلی). اطلاعات و تصاویر کاتالوگ‌ها باید از شئونات اسلامی برخوردار باشند.
o روابط عمومی و تبلیغات: می‌توان از ابزارهای روابط عمومی مانند رسانه‌ها و همچنین تبلیغات در کتابچه راهنمای نمایشگاه استفاده کرد. تبلیغات باید فقط داخل غرفه انجام شود و اجازه نصب در سالن، راهروها یا غرفه‌های دیگر وجود ندارد. موارد تبلیغاتی باید قبل از شروع نمایشگاه به روابط عمومی اعلام و هزینه آن پرداخت شود.
o آمادگی فیزیکی (در کشور مقصد): شامل انجام تمرینات لازم و فعالیت‌های پیش نمایشی در سالن نمایشگاه، طراحی و ساخت غرفه (باید توسط شرکت متخصص انجام شود)، تدارک فضای مناسب برای مذاکرات در غرفه، و تهیه دفاتر ثبت وقایع روزانه از بازدیدکنندگان.
o در طول نمایشگاه: پوشیدن لباس رسمی و کفش راحت توصیه می‌شود. نقشه نمایشگاه را همراه داشته باشید. ایجاد فضای گرم و متناسب جهت برقراری ارتباط و حضور مدیران رده بالا از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. باید آماده پاسخگویی به سوالات باشید و از دیدن بازدیدکننده غافل نشوید. نمایش محصول باید تمرین شده باشد و با حضار تماس چشمی برقرار شود.
o بعد از نمایشگاه: شامل جمع‌آوری غرفه و ترک نمایشگاه، پیگیری مشتریان (نگهداری سوابق بازدیدکنندگان و ارسال نامه تشکر)، و ارزیابی و تجزیه و تحلیل نتایج.
• شرایط و مدارک
چنانچه قصد شرکت در نمایشگاهی را دارید، شغل شما باید همسو با موضوع نمایشگاه باشد. برای دریافت ویزا و کارت نمایشگاه مدارک شغلی شما باید به سفارت ارائه شود و اگر مرتبط نباشد، امکان حضور را از دست خواهید داد. اگر یکی از اعضای خانواده شغلی مرتبط با نمایشگاه داشته باشد، امکان شرکت دیگر اعضا نیز وجود دارد. برای شرکت در تورهای نمایشگاهی اروپایی در حوزه شنگن، مدارکی که برای اخذ ویزای توریستی شنگن لازم است، همان مدارک مورد نیاز است.
مسافرین موظف هستند جهت انگشت‌نگاری به دفتر کارگزاری سفارت مربوطه مراجعه کنند. مسافر بایستی هنگام تحویل مدارک توسط شرکت مجری (شامل دعوتنامه، کارت نمایشگاه، واچر هتل، بیمه و غیره)، نسبت به ارائه ضمانت‌نامه یا چک صیادی معادل مبلغ ضمانت‌نامه اقدام کند. مبلغ ضمانت‌نامه بر اساس شرایط مسافر توسط شرکت مجری تعیین می‌شود. برای افراد زیر 30 سال 5,000,000,000 ریال، برای افراد مجرد بالای 30 سال 4,000,000,000 ریال و برای زوج‌ها هر نفر 3,500,000,000 ریال ذکر شده است. درخواست ویزا بر اساس مدت زمان دعوتنامه خواهد بود. تصمیم‌گیری در خصوص مدت زمان بیشتر یا کمتر با کنسولگری است و مجری مسئولیتی ندارد.
• خدمات تور نمایشگاهی
o اخذ ویزای شنگن
o بلیط رفت و برگشت هواپیما
o اقامت در هتل همراه با صبحانه
o ترانسفر فرودگاهی
o تور لیدر فارسی‌زبان
o کارت ورود به نمایشگاه
o بیمه‌نامه مسافرتی
o معمولاً برنامه گشت شهری برای بازدید از آثار تاریخی و تفریحی شهر میزبان.
• هزینه‌های به عهده مسافر برخی هزینه‌ها معمولاً بر عهده مسافر تور نمایشگاهی است:
o هزینه ورودی سفارت
o ترجمه مدارک
o ورودی امکان دیدنی (در گشت شهری)
o ارائه ضمانت‌نامه برای شرکت در تمامی تورهای نمایشگاهی الزامی است. مبلغ ضمانت‌نامه نیز بر عهده مسافر است.
o هزینه بیمه سفر بالای سقف 30,000 یورو (و توصیه برای افراد بالای 65 سال جهت استفاده از سقف 50,000 یورو).
o در برخی موارد، هزینه پرواز علاوه بر قیمت پایه تور نمایشگاهی محاسبه می‌شود.
o هزینه‌های مربوط به انصراف از سفر یا ریجکت شدن ویزا نیز بر عهده مسافر است.
• مقاصد اصلی برای تورهای نمایشگاهی
شامل کشورهای اروپای غربی مانند آلمان، انگلستان، فرانسه، ایتالیا و اسپانیا است، همچنین کشورهای چین، دبی و ترکیه نیز مقاصد محبوبی هستند. در قاره‌های اروپا و آسیا نمایشگاه‌های متعددی برگزار می‌شود. شرکت‌هایی مانند آژانس مسافرتی آیشم تورهایی را به مقاصد اروپایی و آسیایی از جمله ژاپن، کره جنوبی، چین، عمان، سنگاپور، ویتنام، دبی، قطر، ترکیه، تایلند، هندوستان، فرانسه، اسپانیا، آلمان، ایتالیا، هلند، اتریش، چک، روسیه، پرتغال، سوئیس، بلژیک، نروژ، استونی، دانمارک، فنلاند، یونان، مجارستان، سوئد، کرواسی، لهستان ارائه می‌دهد.
تورنمایشگاهی چین، یکی از مهم‌ترین رویدادهای تجاری بین‌المللی معرفی کرده‌اند که فرصت‌های تجاری، سرمایه‌گذاری و شبکه‌سازی ارزشمندی را فراهم می‌کنند. این تورها فرصتی استثنایی برای آشنایی با نوآوری‌های روز صنعت، مشاهده محصولات نوین، ایجاد شبکه‌های تجاری گسترده، و برقراری ارتباط مستقیم با تولیدکنندگان اصلی هستند.
• تور نمایشگاهی به طور کلی، نوع خاصی از سفر است که هدف اصلی آن بازدید از یک نمایشگاه بین‌المللی در خارج از کشور می‌باشد4. این سفر با هدف بازدید از یک نمایشگاه خاص انجام می‌شود و علاوه بر فعالیت‌های تجاری، به لذت بردن از شهر یا کشور میزبان نیز توجه دارد4. شرکت در این تورها فرصتی برای آشنایی با فناوری‌ها و تکنولوژی‌های روز دنیا10، کشف فرصت‌های سرمایه‌گذاری11، ایجاد و توسعه ارتباطات شغلی و تجاری11، بررسی جایگاه کسب‌وکار در مقایسه با سطح جهانی11، و یافتن ایده‌های جدید است11.